Bitte beachten Sie, dass KI-generierte Antworten unvollständig, missverständlich oder fehlerhaft sein können. Bei wichtigen oder rechtlich relevanten Angelegenheiten empfehlen wir Ihnen, die Informationen durch unsere zuständigen Mitarbeitenden bestätigen zu lassen.
Grenzen KI-generierter Antworten
Der Chatbot erzeugt seine Antworten automatisiert. Trotz sorgfältiger Konfiguration können Informationen unvollständig, ungenau, missverständlich oder veraltet sein.
Die Antworten dienen der allgemeinen Information und stellen keine verbindliche Zusage oder – sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart – eine individuelle Rechts-, Steuer-, Medizin-, Finanz- oder sonstige professionelle Beratung dar.
Bitte überprüfen Sie wichtige Informationen und wenden Sie sich bei verbindlichen Auskünften oder individuellen Anliegen an unsere zuständigen Mitarbeitenden.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung des Chatbots können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Chat-Inhalte: die von Ihnen eingegebenen Fragen, Nachrichten und sonstigen Texte sowie die vom Chatbot erzeugten Antworten.
- Technische Daten: beispielsweise Zeitstempel, technische Sitzungskennungen, Verbindungs- und Fehlerdaten sowie – abhängig von der technischen Konfiguration – IP-Adresse, Browserinformationen und weitere technische Metadaten.
- Kontextinformationen: gegebenenfalls Informationen, die zur Beantwortung Ihrer Frage aus unseren bereitgestellten Unternehmensinformationen abgerufen werden.
Welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, hängt auch davon ab, welche Angaben Sie selbst in das Chatfenster eingeben.
Bitte geben Sie keine unnötigen personenbezogenen oder vertraulichen Informationen in den Chatbot ein. Dazu gehören insbesondere Passwörter, Bank- und Zahlungsdaten, Ausweisdaten, Gesundheitsdaten, besondere Kategorien personenbezogener Daten sowie vertrauliche Geschäfts- oder Vertragsinformationen.
Bitte nutzen Sie den Chatbot nicht zur Übermittlung solcher Informationen, sofern wir hierfür nicht ausdrücklich einen gesonderten, geeigneten und datenschutzrechtlich geprüften Prozess bereitstellen.
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten die im Rahmen der Chatbot-Nutzung anfallenden Daten, um:
- Ihre Anfragen zu verstehen und automatisiert zu beantworten,
- Informationen zu unseren Produkten, Dienstleistungen und Unternehmensabläufen bereitzustellen,
- die technische Funktion und Sicherheit des Chatbots zu gewährleisten,
- technische Fehler zu erkennen und zu beheben,
- missbräuchliche Nutzung zu verhindern, soweit dies im Rahmen der eingesetzten Dienste erfolgt.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der jeweils einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen.
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO kann einschlägig sein, wenn die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO kann einschlägig sein, wenn wir ein berechtigtes Interesse an einer effizienten Bearbeitung von Anfragen, einer nutzerfreundlichen Kommunikation oder der IT-Sicherheit haben und Ihre Interessen oder Grundrechte nicht überwiegen. Unser berechtigtes Interesse liegt dann in einer individuellen und schnellen Kundenserviceunterstützung.
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Soweit für einzelne Verarbeitungsvorgänge eine Einwilligung erforderlich ist und eingeholt wird, erfolgt die Verarbeitung auf dieser Grundlage. Eine erteilte Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Die jeweils verwendete Rechtsgrundlage ist anhand unseres konkreten Chatbot-Einsatzes zu bestimmen. Nicht jede der genannten Rechtsgrundlagen gilt automatisch für sämtliche Verarbeitungsvorgänge.
Empfänger und technische Dienstleister
Zur Bereitstellung des Chatbots nutzen wir einen technischen Dienstleister:
ASKVIANA.de – von uns selbst betrieben
Dieser verarbeitet die über den Chatbot übermittelten Daten im Rahmen unserer Weisungen und auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, soweit die Voraussetzungen der Auftragsverarbeitung vorliegen.
Für Hosting und KI-Verarbeitung können insbesondere folgende Dienste eingesetzt werden:
- Microsoft Azure: Hosting der für den Chatbot erforderlichen Backend-Infrastruktur.
- Microsoft Foundry und dort bereitgestellte KI-Modelle: technische Verarbeitung der Anfragen und Erzeugung der Antworten.
Die über den Chatbot übermittelten Inhalte werden zur Beantwortung der Anfrage an den eingesetzten KI-Dienst übermittelt.
Nach den für über Azure bereitgestellte Microsoft-Foundry-Modelle geltenden Datenschutzbedingungen werden Eingaben und generierte Antworten grundsätzlich nicht zum Training der allgemeinen Basismodelle verwendet. Für die konkrete Verarbeitung gelten die Bedingungen des tatsächlich eingesetzten Dienstes und seiner Konfiguration.
Missbrauchsüberwachung durch den KI-Dienst
Microsoft kann im Rahmen der für den jeweiligen KI-Dienst geltenden Missbrauchsüberwachung automatisierte Prüfungen durchführen. Unter bestimmten Voraussetzungen können ausgewählte Eingaben und Antworten zur Untersuchung eines möglichen Missbrauchs gespeichert und durch hierzu autorisierte Personen überprüft werden.
Diese Verarbeitung ist von der regulären Speicherung in unserem Chatbot-System zu unterscheiden. Sie unterliegt den jeweils geltenden Bedingungen des eingesetzten Microsoft-Dienstes.
Die Löschung eines Chatverlaufs in unserem Chatbot bedeutet daher nicht zwangsläufig, dass bereits im Rahmen einer gesonderten Missbrauchsüberwachung verarbeitete Daten gleichzeitig bei sämtlichen technischen Dienstleistern gelöscht werden.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Microsoft finden Sie in der Dokumentation zu Datenschutz und Datensicherheit bei Microsoft Foundry sowie zur Missbrauchsüberwachung.
Verarbeitungsort und Drittlandübermittlungen
Unser Chatbot wird auf einer Microsoft-Azure-Infrastruktur betrieben. Für die eingesetzten Dienste werden europäische Verarbeitungsregionen verwendet, soweit dies durch die konkrete Konfiguration unterstützt wird.
Der tatsächliche Verarbeitungsort hängt insbesondere von der ausgewählten Azure-Region, dem Bereitstellungstyp des KI-Modells und den verwendeten Funktionen ab. Bei bestimmten Bereitstellungstypen kann eine Verarbeitung auch in anderen Regionen innerhalb der jeweils vorgesehenen geografischen Zone erfolgen.
Eine Verarbeitung ausschließlich in Deutschland oder ausschließlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums wird nur zugesichert, soweit sie für sämtliche relevanten Verarbeitungsvorgänge technisch und vertraglich gewährleistet ist.
Soweit im Zusammenhang mit den eingesetzten Diensten personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Informationen zu den gegebenenfalls eingesetzten Übermittlungsmechanismen und Garantien können bei uns angefragt werden.
Für das Hosting ist die Region Azure Germany West Central gewählt.
Speicherdauer und Löschung
Chatverläufe
Die Chatverläufe werden im regulären Betrieb grundsätzlich spätestens eine Stunde nach ihrer Erstellung automatisch aus dem hierfür vorgesehenen Chat-Speicher unseres Chatbot-Systems gelöscht.
Sie können den Chat außerdem jederzeit selbst über das Papierkorb-Symbol im Chatfenster löschen, sofern diese Funktion verfügbar ist. Die manuelle Löschung entfernt den betreffenden Chat aus dem vorgesehenen Chat-Speicher unseres Systems.
Technische Protokolle
Technische Protokolle und Metadaten werden nur im Umfang verarbeitet, der für den Betrieb, die Sicherheit, die Fehlerbehebung oder die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Für diese Daten gelten gesonderte, zweckabhängige Speicherfristen.
Eigene technische Protokolle werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht, soweit keine längere Aufbewahrung im Einzelfall erforderlich und rechtlich zulässig ist.
Speicherung bei technischen Dienstleistern
Für Daten, die durch externe technische Dienstleister im Rahmen eigener technischer Prozesse verarbeitet werden, können gesonderte Speicher- und Löschbedingungen gelten. Dies betrifft insbesondere gegebenenfalls gespeicherte Daten zur Missbrauchsüberwachung des KI-Dienstes.
Die automatische oder manuelle Löschung des Chats in unserem System bewirkt daher nicht notwendigerweise die sofortige Löschung sämtlicher technischer Protokolle oder separat gespeicherter Daten bei allen beteiligten Dienstleistern.
Keine Nutzung zum Training allgemeiner KI-Basismodelle
Die Chat-Inhalte werden von uns nicht mit dem Zweck verarbeitet, allgemeine KI-Basismodelle zu trainieren.
Die über Azure bereitgestellten Microsoft-Foundry-Modelle verwenden Eingaben und Ausgaben nach den einschlägigen Microsoft-Datenschutzbedingungen grundsätzlich nicht zum Training der allgemeinen Basismodelle.
Davon zu unterscheiden ist die Verwendung von Informationen, die wir zur Konfiguration unseres Chatbots und zur Beantwortung von Fragen bereitstellen. Solche freigegebenen Wissensquellen können im Rahmen der vereinbarten Chatbot-Funktion verarbeitet und zur Erzeugung kontextbezogener Antworten herangezogen werden.
Automatisierte Entscheidungen und Profiling
Der Chatbot dient der automatisierten Beantwortung von Anfragen und der Bereitstellung von Informationen.
Nach der für unseren Einsatz vorgesehenen Konfiguration findet keine automatisierte Entscheidungsfindung statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Ein Profiling zu diesem Zweck ist ebenfalls nicht vorgesehen.
Sollten wir den Chatbot künftig für solche Funktionen einsetzen, werden wir die damit verbundenen datenschutzrechtlichen Anforderungen gesondert prüfen und die erforderlichen Informationen bereitstellen.
Ihre Datenschutzrechte
Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere das Recht:
- Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO),
- unrichtige personenbezogene Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DSGVO),
- die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO),
- die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO),
- Ihre bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem gesetzlich vorgesehenen Umfang in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Art. 20 DSGVO),
- aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO),
- eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, sofern die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht.
Die genannten Rechte gelten nicht uneingeschränkt in jedem Fall. Es können gesetzliche Ausnahmen und Voraussetzungen bestehen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: datenschutz@askviana.de
Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.
Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, unzulässiger Offenlegung und sonstiger unrechtmäßiger Verarbeitung zu schützen.
Die Sicherheitsmaßnahmen werden unter Berücksichtigung der Art der verarbeiteten Daten, der eingesetzten Technik und der damit verbundenen Risiken ausgewählt und bei Bedarf angepasst.
Änderungen dieser Datenschutzhinweise
Wir können diese Datenschutzhinweise anpassen, wenn sich die technische Ausgestaltung des Chatbots, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Anforderungen ändern.
Die jeweils aktuelle Fassung wird auf dieser Website veröffentlicht.
