Der KI-Chatbot. Beratung, die zuhört, versteht und handelt.
Wer einen Chatbot hört, denkt an starre Auswahlmenüs und Antworten, die am Thema vorbeigehen. Moderne KI-Berater sind etwas anderes. Sie erklären komplexe Zusammenhänge, beantworten Fragen auf Basis Ihres Wissens, legen Anträge an und übergeben bei Bedarf an einen Menschen. Genau dafür haben wir AskViana gebaut.
Warum klassische Chatbots enttäuschen
Der alte Chatbot folgt einem Entscheidungsbaum. Passt die Frage nicht zu einem vorgesehenen Pfad, läuft er ins Leere. Kunden merken das nach dem zweiten Satz und verlangen einen Menschen.
Gleichzeitig beantworten Ihre Mitarbeiter täglich dieselben Fragen. Wo finde ich meine Rechnung? Wie ändere ich meine Adresse? Welche Unterlagen brauche ich für den Antrag? Das ist wertvolle Zeit für Aufgaben, die kaum jemand gerne macht und die selten Fachwissen verlangen.
Fast wie ein menschlicher Berater
Ein KI-Chatbot auf Basis moderner Sprachmodelle versteht Fragen in freier Formulierung. Er merkt sich, was im Gespräch schon gesagt wurde, und fragt nach, wenn etwas fehlt. Er kann auch komplexe Sachverhalte Schritt für Schritt erklären, in einfacher Sprache und so lange, bis der Kunde es verstanden hat.
Seine Antworten kommen nicht aus dem Gedächtnis des Modells. Sie kommen aus Ihrer Wissensbasis: Produktunterlagen, Preislisten, Richtlinien, FAQ, frühere Fälle. Der Chatbot beantwortet nur, was dort belegt ist. Weiß er etwas nicht, sagt er das offen und gibt weiter. Damit bleibt jede Auskunft nachvollziehbar und verlässlich.
Der Unterschied zum alten Bot: Er rät nicht, und er folgt keinem starren Skript. Er versteht die Frage, sucht die passende Stelle in Ihrem Wissen und formuliert daraus eine Antwort für genau diesen Kunden.
Nicht nur antworten, sondern handeln
Beratung endet selten mit einer Auskunft. Meist folgt etwas daraus: ein Antrag, eine Terminbuchung, eine Statusabfrage, ein Ticket. Ein guter Chatbot erledigt das im selben Gespräch.
Dafür ist er über Schnittstellen mit Ihren Systemen verbunden. Er prüft den Status eines Vorgangs, legt einen Antrag samt Angaben an oder trägt einen Termin ein. Die Daten, die er im Gespräch gesammelt hat, landen strukturiert dort, wo sie gebraucht werden, ohne dass jemand sie abtippt.
Wenn ein Mensch gebraucht wird
Ein guter Chatbot kennt seine Grenzen. Bei sensiblen Themen, bei Beschwerden oder wenn der Kunde es wünscht, übergibt er an einen Mitarbeiter. Die Übergabe geschieht ohne Bruch: Der Mitarbeiter sieht das bisherige Gespräch, eine kurze Zusammenfassung und die schon erfassten Daten. Der Kunde muss nichts wiederholen.
So bleibt die Entscheidung, wo Menschen gebraucht werden, bei Ihnen. Sie legen fest, welche Anliegen der Chatbot allein löst und welche er nur vorbereitet. Mit wachsendem Vertrauen kann die Selbstständigkeit Schritt für Schritt steigen.
Wo AskViana besonders hilft
Überall, wo Wissen vorhanden ist, aber zu viele gleiche Fragen die Teams binden.
Standardfragen in Sekunden
Status, Rechnung, Vertrag, Rückgabe: Der Chatbot beantwortet, was jeden Tag gefragt wird, und entlastet den Support für die schwierigen Fälle.
Interessenten qualifizieren
Der Chatbot klärt Bedarf, Budget und Zeitrahmen, erklärt Produkte und übergibt nur passende Anfragen mit vollständigem Profil.
Vorgänge im Dialog anlegen
Statt langer Formulare führt der Chatbot durch den Antrag, prüft die Angaben und legt den Vorgang im System an.
Komplexes verständlich erklären
Produkte, Normen oder Abläufe mit viel Erklärungsbedarf werden Schritt für Schritt vermittelt, auf Basis Ihrer Unterlagen.
Anliegen von Mietern und Nutzern
Meldungen, Fragen zu Abrechnung oder Nutzung und Terminwünsche werden erfasst und an die richtige Stelle gegeben.
Wissen für Mitarbeiter
Neue Kollegen finden Antworten zu Richtlinien und Abläufen im Gespräch, statt Dokumente zu durchsuchen oder Kollegen zu unterbrechen.
Verlässlich, weil sie gebaut ist
Antworten dürfen nicht nur gut klingen, sie müssen stimmen. Wir setzen dafür auf mehrere Schutzschichten. Der Chatbot antwortet nur auf Basis Ihrer freigegebenen Quellen. Ein Prüfschritt kontrolliert, ob die Antwort zur Quelle passt. Bei Unsicherheit übergibt er an einen Menschen. Gespräche werden ausgewertet, und Lücken in der Wissensbasis schließen wir gezielt.
Der Chatbot wird dadurch mit der Zeit besser. Jede Frage, die er nicht beantworten konnte, zeigt, welches Wissen noch fehlt.
Datenschutz und Transparenz
Kunden geben im Chat persönliche Daten preis. Deshalb gelten klare Regeln: Information über die Datenverarbeitung, Zweckbindung, Speicherung in der EU und Löschung auf Wunsch. Der EU AI Act verlangt außerdem, dass Nutzer erkennen, dass sie mit einer KI sprechen (Art. 50). Das sagt AskViana von Beginn an offen. Bei Entscheidungen, die Personen erheblich betreffen, bleibt der Mensch beteiligt.
Was das für Ihr Unternehmen bedeutet
Standardanfragen werden schneller beantwortet, zu jeder Uhrzeit und in gleichbleibender Qualität. Ihre Mitarbeiter gewinnen Zeit für die Fälle, die Urteilsvermögen und Einfühlung verlangen. Und Kunden bekommen Hilfe, wenn sie sie brauchen, nicht erst am nächsten Werktag.
Dem stehen neue laufende Kosten gegenüber: die Nutzung der KI-Modelle, abgerechnet pro Gespräch. Sie sind gut planbar und liegen in der Regel deutlich unter dem Aufwand, denselben Dialog manuell zu führen.
So starten wir
Anliegen sammeln
Wir analysieren, welche Fragen und Vorgänge am häufigsten vorkommen und welche sich gut automatisieren lassen.
Wissen aufbauen
Wir bereiten Ihre Unterlagen auf und legen fest, was der Chatbot sagen darf und wo er übergibt.
Anbinden und testen
Wir verbinden Ihre Systeme und testen mit echten Fragen, auch mit unklar formulierten und schwierigen Fällen.
Live gehen und verbessern
Der Chatbot startet auf Ihrer Website. Wir werten laufend aus und erweitern Wissen und Fähigkeiten.
Lernen Sie Ihren KI-Berater kennen.
AskViana beantwortet Fragen auf Basis Ihres Wissens, erledigt Vorgänge über Ihre Systeme und übergibt an Ihr Team, wenn es darauf ankommt. In einem Beratungsgespräch zeigen wir, wie das in Ihrem Unternehmen aussehen kann.
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